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活動管理方案

 

凡舉贊助重大體育、文化活動,或者舉辦客戶研討會,連通資訊的活動管理方案能提供您最關鍵的支援,以達成每個活動的最終目標 - 建立更良好及更具效益的客戶關係。

根據過去協助舉辦大型企業活動、學術研討會等經驗,連通資訊的活動管理方案為客戶提供以下模組:

一個成功的活動,取決於籌備及推動執行的過程。我們的活動行銷模組,藉由e化方式,協助您將活動訊息準確傳達給受邀者、吸引他們作出回應,並且報名參加。

以下是活動行銷模組主要功能及效益:

  • 企業郵件發送功能 - 為您每位客戶量身訂做,以電子郵件方式傳達活動訊息,同時奉上您個人化的溫暖問候。
  • 追蹤信件功能 - 在您寄發電子郵件之後,系統將持續追蹤開信率及活動網站點擊率。
  • 彈回郵件處理 - 若發生電子郵件無法寄達狀況,系統將提供相關報表以供後續追蹤。
  • 自動填寫註冊表單 - 受邀者若已在系統中建檔,則於活動報名時,系統將自動填入相關資料(例如姓名、電子郵件等)於註冊表單,以利報名流程之簡化及順暢。

我們的活動註冊模組,能滿足各種類型活動,不論是簡單的單一場次,或是多天多場次,甚至需要相關門票分配及旅行安排等活動,都能讓模組使用者輕鬆管理。

以下是活動註冊模組主要功能及效益:

  • 直接/ 間接註冊 - 受邀者可以直接在活動網站上登記,或透過代理人(例如業務或客服窗口)間接辦理活動登記。此模組提供不同登記模式,增加活動報名方式的彈性。
  • 精密人數配額控管 - 設置活動人數配額,以控管受邀者及其他客人出席人數,或藉由代理人登記的情況下,動態地控制每個人數配額。當尚可參加之人數配額降低至某個設定值時,監測系統將自動提出警告。
  • 全方位票務控管 - 支援多種報名管道、多天期及多場次之票務管理,並提供集中式和分散式之票務管理中心。
  • 推薦出席 - 提供網路報名選項,透過報名者之推薦一同出席,以刺激活動報名,並與更多潛在客人建立關係。
  • 行程安排服務 - 整合旅行社線上訂購系統,協助活動參與者住宿及交通安排,例如免費招待/優惠之旅館客房和機票/車票訂購。
  • 動態報告工具 - 依據不同代理人、會議場次、旅遊行程等分類,產生最即時之報表,清楚揭露活動註冊人數及參加者明細。這將有助於活動管理者掌握全局,重新分配相關資源,極大化活動出席率和資源利用效率。

我們的活動入場管理模組,能使主辦單位輕鬆管控活動入場登記核對,並掌握與會者各場次的參加狀況。透過現場及活動註冊資料庫之連結,主辦單位能快速地確認與會者身分並完成入場登記,也能隨時掌握他們的活動出席狀況。

以下是活動入場管理模組的功能及效益:

  • 即時入場資格驗證 - 利用條碼讀取機,主辦單位能即時且快速驗證與會者身分,並防止偽造入場券之通行。
  • 多點會場驗證 - 活動入場管理模組能同時支援多個會場,和不同類別來賓之驗證管理。例如,僅VIP能出席貴賓場次,而一般與會者僅能參加大眾場次。
  • 贈品管理 - 追蹤高價值贈品之領取及退還狀況,以確保與會者權益的公平。系統將即時更新每個贈品項目的庫存數量,並於贈品低於預設數量時,發送警告訊息提醒主辦者。
  • 活動現場即時報表 - 系統能於活動現場產出報告,提供主辦者最即時之活動統計數字,例如各場次出席狀況、出席者名單、現場贈品庫存量等。此功能可協助主辦單位之臨場掌握,並做出精準且快速的應對調整。

上述活動管理方案之相關模組,能作為您活動託管服務的好幫手。我們亦可依據您客製化的需求,提供活動入場管理模組之現場技術支援,以期能協助您完美地演出。